Planeje Seu Dia-a-Dia ou Torne-se um Apagador de Incêndios

Por Que Muitos Gestores São Apagadores de Incêndio? Qual o Período do Dia Que Você Mais Produz? Você Planeja Seu Dia-a-Dia?

 

No meio do seu dia-a-dia de um Gerente sempre aparecem coisas urgentes para serem realizadas imediatamente e, além disso, muitos gestores acabem perdendo tempo precioso correndo atrás da “bagunça” que eles mesmos – ou outros – criaram.

Muitos gestores desperdiçam tempo demasiado porque “brincam” de super-heróis; ou seja, eles estão sempre prontos a entrar em ação e apagar um incêndio. Isso ocorre porque são movidos pela ansiedade deles e dos outros, mas quando “espremem” as frutas das mensagens percebem que sobrou pouco “suco”. Os Gerentes não podem deixar que sua ansiedade – e a dos outros – os contamine, pois viver para “apagar incêndios” é como correr numa esteira ergométrica, onde nos esforçamos muito e não chegamos a lugar algum.

Dessa forma, no seu cotidiano um gestor deve saber agir planejadamente, aprendendo a diferenciar urgência de angústia. A angústia dos outros dos outros pode se transformar numa urgência, mas pode não ser necessariamente urgente para o Gerente. Diante disso, ele deve saber planejar com inteligência e agir com urgência, mas não pela angústia alheia e sim pela real necessidade de sua própria urgência.

 

Planejando Seu Dia-a-Dia

 

Para saber aonde vai um Gerente precisa alocar tempo para o planejamento e, na sua programação do tempo, ele deverá alocar para si certa parcela de tempo tranqüila a cada dia a fim de definir prioridades. Além disso, o gestor também precisará de tempo para colocar seu subconsciente para funcionar, pensar criativamente, relaxar e / ou desenvolver novas habilidades.

Diante disso, quando montar sua programação diária o Gerente não deve se esquecer de deixar algum tempo entre seus compromissos para tratar as emergências repentinas. O tempo de transição – entre atividades importantes – pode ser reservado para tarefas simples; ou seja, tarefas que consumam de cinco a quinze minutos no máximo.

Dessa forma, o Gerente deve usar seu “melhor período de tempo” para as tarefas prioritárias. Digamos que ele se sinta melhor durante o período da manhã, quando sua energia está no auge entre às oito horas até ao meio-dia. Durante pelo menos duas horas ele deve se esforçar para não receber nenhum telefonema, nenhuma visita e nem mesmo assuntos corriqueiros com colegas – somente trabalho tranqüilo.

Deveria haver exceções? Tão poucas quanto possível. O benefício? O Gerente realiza em duas horas o que normalmente levaria três. Sendo assim, se o gestor for efetivamente uma pessoa matinal ele deve programar sua “hora tranqüila” para esse período do dia. Seguem abaixo algumas dicas:

 

  • Feche sua porta
  • Faça com que interceptem os telefonemas e os visitantes.
  • Não marque compromissos durante essa “hora tranqüila”.
  • Gaste o tempo e a abundância de sua energia trabalhando naquela tarefa que trará maior contribuição para suas metas organizacionais.

 

Autor: Julio Cesar S. Santos

Professor, Consultor e Palestrante. Articulista de Vários Jornais no RJ, autor dos seguintes livros: “Promoção e Merchandising Eficientes Para Pequenas Empresas” (Ed. Aprenda Fácil), “Qualidade no Atendimento ao Cliente” (Ed. Clube de Autores), “Estratégia: o Jogo Nas Empresas” (AGBook Editora), “Vendedor Profissional” (Ed. Aprenda Fácil) e Co-Autor de "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001). Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes, Supervisores e Gerentes de Vendas, Marketing e Administração em empresas multinacionais de bens de consumo e de serviços. Elaborou o curso de "Gestão Empresarial" e atualmente ministra palestras e treinamentos "In Company" nas áreas de Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos. Graduado em Administração de Empresas, Especialista em Marketing e Gestão Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado Globalizado e Complementação Pedagógica. Contatos: jcss_sc@yahoo.com.br / profigestao@yahoo.com.br (21) 2233-1762 / (21) 9348-4170 / Site: www.profigestao.blogspot.com www.facebook.com/juliocesar.s.santos Twitter: http://twitter.com/profi59 http://www.linkedin.com/profile/view?id=87927836&trk=tab_pro https://plus.google.com/u/0/