Os dez mandamentos da Gestão de projetos – primeira parte

Através do site http://portalgestao.blogspot.com/2009/12/os-10-mandamentos-do-gerenciamento-de.html tomei conhecimento dos dez mandamentos escritos por James M. Kerr na Computerword. Tomei a liberdade de reinterpretá-los aqui, subvertendo os mandamentos conforme minha visão.

I  – Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas (”deliverables“) alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

Primeiro Mandamento Reescrito: Terás velocidade na entrega de valor.  Nada é pior que um projeto que não entrega valor aos stakeholders, em especial aos patrocinadores. Valor entregue antes é benefício. Custos adiados, são benefícios também. Se for preciso dividir o projeto em entregas menores e mais rápidas, é importantante fazê-lo, mesmo que isto signifique dividir em pequenos projetos.

II – Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem – se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

Segundo Mandamento Reescrito: Não tolerarás equipes ineficazes ou ineficientes. Ineficiente é não fazer bem feito e Ineficaz é não fazer o que precisa ser feito, dizia um texto que li. Concordo com a tese de que é muito mais complexo garantir que uma equipe seja eficiente e eficaz se ela for menor. Mas não é isto que conta em um projeto. Se uma equipe maior for mais eficiente ou mais eficaz, o seu tamanho não importará. Preferiremos sempre equipes menores – tanto porque são mais fáceis de gerenciar, quanto porque o risco de desperdício de recursos humanos é menor quando há escassez de pessoas, mas este está longe de ser o fator mais importante no dimensionamento de equipes.

III – Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

Terceiro mandamento reescrito: III – Saberás qual a dedicação exigir ao seu projeto – Nada pode ser mais improdutivo que quando um projeto sem prioridade ou sem relevância atravessa na frente de ações claramente estratégicas porque um gerente de projetos mal direcionado que acredita que seus projetos são mais importantes que quaisquer outros da organização.  É uma característica natural do gerente de projetos fazer com que suas tarefas sejam cumpridas dentro do prazo acordado – mas exigir dedicação (leia-se prioridade) todo o tempo e de todas as áreas é inviável. O gerente de projetos deve sim precaver-se de todas as formas para que as equipes cumpram com o planejado, mas a exigência de disponibilidade nem sempre será salutarmente atrelada à medida de necessidade. Como tudo na vida, há um equilíbrio. E é importante ter em mente que as empresas devem fazer as coisas mais importantes antes – e isto pode não ser o seu projeto.

IV – Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

Quarto mandamento reescrito: Manterá o controle do andamento e a comunicação clara. Comitês são soluções muito interessantes em grande parte dos projetos. Via-de-regra são reuniões periódicas, cujos integrantes se sentem prestigiados de participar e, por massegear seus egos,  raramente faltarão às reuniões.  Mas não é o fim em si formar comitês. Aliás, esta é uma característica que condena muitos gerentes de projetos à serem vistos como meros organizadores de reunião. O objetivo é manter uma comunicação forte e alinhada, além do foco no mínimo periódico no projeto por parte da diretoria. Se isto for conseguido por outros meios – com técnicas diversas que variam desde relatórios à reuniões privadas com os gestores, passando por telefonemas e perseguições de corredor, tudo bem. O que interessa é ser eficaz e eficiente no alinhamento estratégico, comunicação e monitoramento dos avanços.

V – Não consumirás tua equipe. O ‘burnout’, ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe – não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito “sempre os mesmos” – pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

Quinto mandamento reescrito: V – Não exaurirá teus recursos. A equipe é o recurso mais precioso do projeto. Esgotá-la física e mentalmente pode não ser apenas pouco produtivo, mas também pode colocar vidas em risco. Mas isto também é verdade em muitas outras situações – desde equipamentos sem manutenção até exigência descabida sobre fornecedores. De maneira geral, também aqui deve permanecer o equilíbrio.

Na próxima semana, comentarei sobre a minha visão dos próximos dez mandamentos. Até lá!

Guilherme Silva, PMP

Autor: Guilherme

Meu nome é Guilherme Silva, estou com 28 anos, tenho um filho que recentemente comemorou seu primeiro aniversário. Casado, morando em Porto Alegre, cursei engenharia mecânica, fiz MBA em gerenciamento de projetos e hoje faço pós-graduação em economia. Sou certificado PMP pelo PMI. Trabalho atualmente como consultor em gerenciamento de projetos pela empresa Conduta ( www.conduta-ti.com.br ), prestando serviços para o site Terra ( www.terra.com.br ). Contatos para qualquer finalidade, podem ser feitos através de meu e-mail guilherme@cerneprojetos.com.br. Outra maneira de entrar em contato comigo é através do site linkedin. Meu perfil está disponível através do link abaixo: http://www.linkedin.com/in/guilhermessilva