O Processo de Gestão e os Sistemas de Informações Gerenciais

Como Obter Informações Para Tomar Decisões Empresariais Acertadas? Como Identificar Oportunidades e Ameaças?

 

A atual conjuntura econômica e social tem reforçado a necessidade de as empresas incorporarem características que lhe permitam mais flexibilidade e adaptação ao ambiente onde atuam. De modo geral, essa assertiva tem sido observada basicamente pela ocorrência do alto grau de competição entre as empresas, pelo intensivo uso da tecnologia da informação e pela abertura do mercado.

Além disso, a globalização, o processo de privatizações e a própria estabilização da moeda exigiram um novo perfil de organização, que busca se adequar á nova realidade econômica. Do ponto de vista da Gestão Empresarial, nesse ambiente de turbulência e de grande competição, são fundamentais:

  • O planejamento cuidadoso de suas ações
  • A adequada implantação de seus planos
  • A sistemática avaliação do desempenho em relação aos planos anteriormente traçados.

CATELLI (1999) acredita que as organizações devam seguir um processo de gestão que seja estruturado sob a forma do ciclo planejamento, execução e controle; onde, na fase do planejamento, seja necessário antecipar cenários, identificar ameaças e oportunidades e elaborar estratégias e política de atuação (ou seja, implementar o planejamento estratégico): “estipulado o cenário, as políticas e as diretrizes estratégicas as organizações necessitam escolher entre diversas alternativas em termos de mix de produtos, preços, volumes, tecnologias, etc…., o que caracteriza a necessidade de planejamento operacional. Realizadas essa operações termina-se a fase do processo de gestão e, ao garantir que as atividades sejam realizadas de acordo com os planos estabelecidos, configura-se a fase do controle”.

Em todas as fases do processo de gestão são tomadas decisões que consistem na escolha de diretrizes e alternativas que guiarão as organizações rumo aos seus objetivos. Mas, essas decisões requerem um suporte informativo adequado para que as melhores alternativas sejam escolhidas e, por isso, os gestores precisam de um sistema que lhe forneçam informações sobre o desempenho planejado e o realizado, permitindo-lhes comparar em bases objetivas todas as etapas do processo de gestão

 

O Processo de Gestão Econômica

 

O Processo de Gestão Econômica é na realidade um grande processo de controle cujo objetivo é o de assegurar a eficácia empresarial, atividade esta que tem sido caracterizada pelos da Administração como um contínuo processo de tomada de decisões. Sinteticamente pode-se entender o Processo de Gestão composto das seguintes fases:

  • Planejamento
  • Execução
  • Controle

A fase do planejamento poderia ser dividida em Planejamento Estratégico, Planejamento Operacional e Ajustes nos Planos – conforme a amplitude, o tipo de plano e as variáveis trabalhadas. Na fase de execução pode-se obter um sistema de custeio que mensure as transações a valores reais e a valores-padrão, a fim de implementar a preocupação com a eficiência e possibilitar medidas corretivas. Cada uma dessas fases e sistemas será caracterizada a seguir :

 

Planejamento Estratégico

 

Essa fase tem como principal objetivo assegurar o cumprimento da missão das organizações, gerando um conjunto de diretrizes estratégicas de caráter qualitativo que visa orientar a etapa do planejamento operacional. Evidentemente, o processo de planejamento estratégico contempla a análise das variáveis do ambiente externo (identificando as oportunidades e ameaças) e do ambiente interno (identificando os pontos fortes e fracos).

Dessa forma, o conjunto de diretrizes estratégicas tem como objetivo evitar as ameaças, aproveitar as oportunidades, utilizar os pontos fortes a seu favor e superar as deficiências dos pontos fracos. A identificação das oportunidades e ameaças se dará em função do comportamento previsto dessas variáveis e da maneira como elas irão interagir em termos de:

  • Mudanças no comportamento do consumidor
  • Escassez ou abundância nas fontes de abastecimento
  • Nível de atividade econômica
  • Possíveis alterações nos movimentos políticos
  • Desenvolvimentos tecnológicos
  • Movimentos sindicais e ecológicos
  • Restrições ou facilidades quanto ao comércio com outros países

 

Planejamento Operacional

 

Consiste na identificação, integração e avaliação de alternativas de ação e na escolha de um plano de ação a ser implementado. O processo de planejamento operacional compreende as seguintes etapas:

  • Estabelecimento dos objetivos operacionais
  • Definição dos meios e recursos
  • Identificação das alternativas de ação
  • Simulação das alternativas identificadas
  • Escolha das alternativas e incorporação do plano
  • Estruturação e quantificação do plano
  • Aprovação e divulgação do plano

Dentro do modelo de Gestão Econômica proposto por Catelli esse processo deve ainda incorporar a participação dos responsáveis pelas diversas áreas funcionais da organização, a fim de que possa refletir as condições operacionais adequadas e o compromisso do seu cumprimento. O planejamento das diversas áreas funcionais deve ser realizado tendo em vista o cenário e as diretrizes estratégicas desenhadas durante o processo de planejamento estratégico. Adicionalmente é elaborado um planejamento de consumo de recursos, volume produzido, mix de produtos, investimentos em tecnologia, recursos humanos e ativos fixos finalizando o processo em um plano de lucros.

 

Execução

 

Corresponde à fase em que os recursos são consumidos e os produtos gerados. Nessa fase, ainda podem ser necessárias alterações e ajustes no programa, com a conseqüente identificação de alternativas operacionais, seleção da mais apropriada e a implementação dos ajustes. A fase de execução é exatamente aquela em que as ações são implementadas e surgem as transações realizadas.

Controle

 

Deve ser executado tanto nas áreas operacionais das organizações como em sua totalidade; ou seja, a avaliação de desempenho deve ser global e analítica. Mas, para o controle ser implementado com sucesso deve envolver quatro etapas :

  • Prever resultados das decisões na forma de medida de desempenho
  • Reunir informações sobre o desempenho real
  • Comparar o desempenho real com o previsto
  • Verificar quando uma decisão foi deficiente e corrigir o procedimento que a produziu e suas conseqüências, quando possível.

Os controles devem ser baseados em planos que, quanto mais claros, completos e integrados, mais eficazes serão. Para tal, os gestores precisam de uma ferramenta que lhes forneça informações sobre os desempenho planejado e o0 realizado, permitindo-lhes comparar em bases objetivas em todas as etapas do processo de gestão. A fase do controle corresponde à implementação de ações corretivas quando os resultados são diferentes dos planejados, no sentido de assegurar que os objetivos planejados sejam atingidos.

 

Sistema de Informações para Tomada de Decisões

 

A informação é ao mesmo tempo matéria prima e produto acabado da atividade de sistemas e, quando devidamente estruturada, a informação contribui decididamente para que a empresa se torne mais dinâmica.

CASSARRO (1998) afirma que “tanto mais dinâmica será uma empresa, quanto melhores e mais adequadas forem as informações de que os gestores dispõem para suas tomadas de decisão”. Baseados nessa afirmativa pode-se classificar as várias informações que circulam nas organizações como financeiras, industriais, contábeis e outras; mas para o propósito desse trabalho utilizar-se-á apenas dois grupos :

  • Informação Operativa: é necessária à realização de uma função, de uma operação. Exemplo – uma requisição de material é necessária à retirada do material do almoxarifado, à atualização do fichário, etc…
  • Informação Gerencial: é todo resumo de informações operativas que põe o gerente (ou gestor) a par de algo de sua competência e lhe permite tomar decisões. Exemplo – posição de vendas por região, apresentando vendas da região 01, no primeiro trimestre (X unidades).

Toda informação produzida apresenta várias características ou atributos técnicos e, pela sua importância, os principais atributos e/ou características das informações gerenciais dizem respeito ao seguinte :

  • Custo Versus Benefícios: as organizações incorrem em certos custos para fornecer informações a um gerente. Se o benefício advindo da decisão for igual ou inferior ao custo incorrido não haverá porque continuar fornecendo tal informação
  • Oportunidade: toda tomada de decisão tem um elemento de oportunidade; ou seja, terá um valor máximo se for tomada em determinado momento, conservará algum valor durante certo tempo e, a partir de então, não terá valor algum, incidindo apenas em custo.
  • Correção Versus exatidão: uma informação gerencial quase nunca tem que ser exata, bastando –lhe ser correta e estar disponível no momento necessário.
  • Relevância ou Significado : nem todas as informações apresentam a mesma importância para a tomada de decisão, pois umas são mais relevantes que outras. Raramente um gerente disporá de 100 % de informações para tomada de decisão e normalmente ele se apoiará em algumas informações, aceitando determinada margem de risco. Portanto, o êxito do gerente será tanto maior quanto menos errar nas suas decisões.
  • Comparação e Tendência: as informações gerenciais devem ser comparadas; ou seja, deve mostrar seu desempenho real e o que era esperado, o orçado e a respectiva variação. Deve-se indicar a tendência do fato representado sempre que possível, pois a cifra absoluta de um mês quase nunca fornece idéia exata se o resultado é ou não satisfatório.

É importante ressaltar que o Gerente é a pessoa paga para tomar decisões e, se possível, acertadas. Portanto, ele deverá decidir mesmo com a possibilidade de erro, pois essa é a sua função. Outra coisa importante a ser considerada é o que CASSARRO (1998) denominou de “ciclo de atividades empresariais”.

Essas funções somente poderão ser adequadamente cumpridas se houver coordenação, pois existem áreas em qualquer empresas que se orientam basicamente para a execução (ex. : setor de compras, produção ou vendas), enquanto outras chamam a si o comando das ações, que é o caso do planejamento e do controle. Assim, CASSARRO (1998) entende que os Sistemas Gerenciais de Informações são aqueles que permitem adequado comando, controle e coordenação do ciclo gerencial.

 

Referências Bibliográficas

 

CASSARRO, Antonio C. “Sistema de Informações para Tomada de Decisões”. São Paulo. Ed. Pioneira, 1998.

CATELLI, Armando. “Controladoria: uma Abordagem da Gestão Econômica”. São Paulo. Ed. Atlas, 1999.

 

Autor: Julio Cesar S. Santos

Professor, Consultor e Palestrante. Articulista de Vários Jornais no RJ, autor dos seguintes livros: “Promoção e Merchandising Eficientes Para Pequenas Empresas” (Ed. Aprenda Fácil), “Qualidade no Atendimento ao Cliente” (Ed. Clube de Autores), “Estratégia: o Jogo Nas Empresas” (AGBook Editora), “Vendedor Profissional” (Ed. Aprenda Fácil) e Co-Autor de "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001). Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes, Supervisores e Gerentes de Vendas, Marketing e Administração em empresas multinacionais de bens de consumo e de serviços. Elaborou o curso de "Gestão Empresarial" e atualmente ministra palestras e treinamentos "In Company" nas áreas de Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos. Graduado em Administração de Empresas, Especialista em Marketing e Gestão Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado Globalizado e Complementação Pedagógica. Contatos: jcss_sc@yahoo.com.br / profigestao@yahoo.com.br (21) 2233-1762 / (21) 9348-4170 / Site: www.profigestao.blogspot.com www.facebook.com/juliocesar.s.santos Twitter: http://twitter.com/profi59 http://www.linkedin.com/profile/view?id=87927836&trk=tab_pro https://plus.google.com/u/0/