Gerente – Como Aproveitar Melhor Seu Tempo

 

“O tempo é o nosso recurso mais escasso. Se ele não for administrado, nada mais pode ser administrado” (Peter Drucker).

Geralmente, os negócios se ocupam da gestão inteligente de alguns recursos como a gestão de capital, de materiais, de recursos humanos, gestão da informação e a gestão do tempo.

Os quatro primeiros recursos podem ser manipulados pelo homem, uma vez que o capital poderá ser aumentado, gasto ou mantido; recursos humanos podem ser substituídos e a informação pode ser obtida. Mas, o tempo é único e você não o consegue tempo a mais. O tempo é o único recurso que deve ser gasto (investido ou desperdiçado) no momento em que o possuímos. Dessa forma, a própria noção do tempo é um paradoxo, pois você só pode administrar a si mesmo em relação ao tempo.

Você não pode decidir se vai gastá-lo, mas somente como irá fazê-lo, pois uma vez desperdiçado seu tempo ele terá passado e você não poderá substituí-lo. A boa administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo, de seu trabalho e até dos outros. Não tente conquistar o tempo; trabalhe com ele; transforme-o em um amigo.

Verifique as maneiras pelas quais controla agora o seu tempo disponível. Ninguém tem controle total sobre sua agenda diária; pois alguém, ou algo, sempre requer sua atenção. Mesmo dentro do tempo já estruturado, você tem a oportunidade de selecionar quais as tarefas que tratará e com qual prioridade. E, ao exercer suas escolhas, começará a controlar melhor seu tempo.

Os princípios da administração eficaz do tempo estão estabelecidos nas etapas abaixo:

  • Faça uma lista: nada será feito até que esteja em uma “lista de coisas a fazer”. Mas, uma vez que haja uma lista, todas têm uma chance.
  • Atribua prioridades: o que deve ser feito primeiro?. E a seguir ?. Arrume os itens de sua lista por ordem de importância.
  • Faça primeiro o mais importante: a mais alta prioridade é mais importante, por razões que você mesmo determina.
  • Não tolere interrupções: nem mesmo de uma oferta grátis de inspeção sanitária, porque além disso você nem mesmo atenderá ao telefone
  • Mantenha-se no item, até que o tempo acabe: reinicie o trabalho no momento em que o tempo estiver disponível novamente. Sempre estará.
  • Trabalhe no item 1 até que o tenha terminado: então inicie o item 2, que agora passará a ser o item 1

 

2. Como Evitar Atrasos Auto-infligidos

 

Muitas atividades consumidoras de tempo não estão sob seu controle, tais como :

  • Comparecer a formatura da filha de seu chefe
  • Seu melhor Cliente interessou-se em assistir uma peça de teatro na sua cidade
  • Um compromisso imprevisto na Receita Federal

Nesses casos pergunte-se o que aconteceria se você não comparecesse. Seu senso global de prioridades o leva a dar atenção a algumas surpresas externas. O Gerente eficaz acolhe com prazer as tomadas de decisão; elas são a razão do seu salário. Em cada caso, tente obter tantos fatos quanto possíveis, porque você nunca conseguirá reuni-los completamente. E quando obtiver todos os que puder, tome a decisão.

A maioria das distrações vem dos outros, mas a menos que as combata elas também podem se configurar como auto-infligidas. Use esses remédios para evitar os atrasos auto-infligidos:

  • Quando lhe passarem o trabalho de outra pessoa, devolva-o com tato, mas firmemente.
  • Não gaste mais tempo que o necessário atendendo visitantes. E não retire tempo da sua programação para visitar inesperadamente as pessoas.
  • Se precisar sair do escritório, limite esse tempo e não o ultrapasse.
  • Programe as viagens para períodos contínuos e agrupe cuidadosamente seus compromissos.

 

Autor: Julio Cesar S. Santos

Professor, Consultor e Palestrante. Articulista de Vários Jornais no RJ, autor dos seguintes livros: “Promoção e Merchandising Eficientes Para Pequenas Empresas” (Ed. Aprenda Fácil), “Qualidade no Atendimento ao Cliente” (Ed. Clube de Autores), “Estratégia: o Jogo Nas Empresas” (AGBook Editora), “Vendedor Profissional” (Ed. Aprenda Fácil) e Co-Autor de "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001). Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes, Supervisores e Gerentes de Vendas, Marketing e Administração em empresas multinacionais de bens de consumo e de serviços. Elaborou o curso de "Gestão Empresarial" e atualmente ministra palestras e treinamentos "In Company" nas áreas de Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos. Graduado em Administração de Empresas, Especialista em Marketing e Gestão Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado Globalizado e Complementação Pedagógica. Contatos: jcss_sc@yahoo.com.br / profigestao@yahoo.com.br (21) 2233-1762 / (21) 9348-4170 / Site: www.profigestao.blogspot.com www.facebook.com/juliocesar.s.santos Twitter: http://twitter.com/profi59 http://www.linkedin.com/profile/view?id=87927836&trk=tab_pro https://plus.google.com/u/0/

  • Artigo realmente muito bom.

    Uma ferramenta que eu tenho usado e recomendo, está me ajudando muito a planejar, organizar e executar o que tenho a fazer em meus projetos, tarefas e atividades diárias, a ferramenta é o site http://www.inkplanner.com .
    Ele é como um quadro de anotações, com uma interface muito intuitiva, onde eu posso arrastar e soltar meus quadrinhos de anotações, reorganizá-los apenas com o uso do mouse e acompanhar o que ainda precisa ser feito, as atividades que estão “In progress” e o que já foi terminado em cada um de meus projetos cadastrados lá.
    Não tem nenhum workflow ou complicação, é simples e fácil de usar.

    Abraços.

  • Prezado Daniel:
    Primeiramente muito obrigado pelos comentários elogiosos sobre o meu artigo.
    Em seguida devo dizer ao amigo que existem algumas ferramentas realmente bastante eficazes para não nos deixar perder muito tempo e uma delas é a que você citou.
    Porém, podemos afirmar que em termos de organização de tempo não existe uma “receita de bolo”; ou seja, não existem fórmulas prontas para encontrarmos a NOSSA maneira de nos organizar. Mas, deve existir algum critério nessa fórmula, não é mesmo?
    Grande abraço e obrigado pela participação.

    JULIO CESAR