Calendários no Project 2007

Artigo descrevendo o uso de calendários no MS-Project 2007. Descreve Calendário-base, calendário do projeto, da tarefa e do recurso.

Um dos recursos mais poderosos do Project é o uso de calendários. Eles permitem uma enorme flexibilidade no uso da ferramenta, mas também causam uma grande confusão quando estão mal configurados ou não são entendidos.

Para um bom gerenciamento de projetos, precisamos sempre considerar que os recursos tem férias, feriados, compromissos em dias diferentes, e precisamos entender como fazer o planejamento considerando estas características.

No MS Project 2007, os calendários são dividos em 4 tipos: calendário-base, calendário do Projeto, calendário do recurso e calendário da tarefa. Vamos entender cada um deles:

Calendário-base: É o calendário que possui um nome e que pode ser atribuído a um recurso, tarefa ou projeto. Um calendário-base é o único tipo de calendário que pode ser movido entre diversos arquivos, ou ser salvo no seu global.mpt. Quando recém instalado, o Project 2007 conta com 3 calendários-base: “normal”, “turno da noite” e “24 horas”.  Nada impede, porém, que você crie seus próprios calendários-base e use de acordo com suas necessidades.

Como eu faço para criar e alterar calendários-base?

Vá no menu Ferramentas -> “Alterar período útil”.  No campo superior, à esquerda, você pode selecionar qualquer calendário-base para editar.  E também na parte superior, à direita, existe um botão para criar novos calendários.

Calendário do projeto 

Você pode selecionar um calendário-base como o calendário do projeto. Este calendário será utilizado como padrão para as novas tarefas e recursos que forem incluídos no projeto. Você pode selecionar apenas um calendário-base como sendo o calendário do projeto.

Como alterar o calendário do projeto?

A seleção do calendário do projeto está no menu Projeto -> “Informações sobre o Projeto”.  Entre os calendários-base, selecione o que será mais utilizado neste projeto.

Calendários dos Recursos

Cada recurso tem seu próprio calendário. É interessante notar que, cada vez que criamos um recurso, também criamos um novo calendário no projeto. Este novo calendário, porém, não estará disponível no “organizador”. Por isso, não poderemos copiá-lo, movê-lo ou excluí-lo.No entanto, este calendário de recurso é o local correto de registrarmos férias de um determinado recurso pois ele só terá efeito sobre o recurso que leva o seu nome.

Com isso, podemos informar ao Project que José entrou de férias, mas isso não implica na paralização de todo o projeto. As tarefas que dependem de José ficarão paradas neste período. 

Os calendários de recursos são baseados em calendário-base. Existem diversas formas de se alterar o calendário-base de um recurso, sendo a mais fácil inserir a coluna “Calendário” na planilha de recursos.Com isso, é bastante simples alterarmos o calendário em que aquele recurso é baseado.

Calendários das Tarefas

Assim como cada recurso tem seu calendário, cada tarefa também pode ter um calendário diferente do calendário do projeto. Mas uma tarefa não pode ter seu calendário editado, permitindo apenas o uso de calendários-base.  Já pensou a confusão de gerenciar 1000 calendários diferentes (é bastante rápido chegarmos a 1000 linhas em um projeto)? Para selecionar o calendário da tarefa, insira a coluna “Calendário” nas tabelas do gráfico de Gantt. 

Tá legal… acho que entendi. Mas como assim? E quando os calendários do recurso e de tarefa divergem?

O project entende que todo o trabalho deve ser feito quando ambos os calendários permitirem. Ou seja, se houver folga em qualquer um dos calendários – tanto da tarefa quanto do recurso – o trabalho não será executado naquele dia. E quando não existem tempos comuns entre os calendários, o software exibe um erro.

Por isso, existe uma opção extra – a da tarefa ignorar o calendário dos recursos. Com isso, cada tarefa pode seguir um ritmo imposto apenas pelo seu próprio calendário, sem a preocupação com feriados de um ou outro recurso.

Com o entendimento destes tópicos, o uso do Project pode ser facilitado em muito, além de munir os gerentes de projetos com armas muito mais eficientes no gerenciamento do tempo de projetos. Todos devemos “brincar” com os calendários, para testar e compreender profudamente as reações do software em tarefas de múltiplos recursos, calendários não-padrão, e outros comportamentos. Só assim podemos extrair o real valor das ferramentas que temos à disposição.

Guilherme Silva, PMP

Autor: Guilherme

Meu nome é Guilherme Silva, estou com 28 anos, tenho um filho que recentemente comemorou seu primeiro aniversário. Casado, morando em Porto Alegre, cursei engenharia mecânica, fiz MBA em gerenciamento de projetos e hoje faço pós-graduação em economia. Sou certificado PMP pelo PMI. Trabalho atualmente como consultor em gerenciamento de projetos pela empresa Conduta ( www.conduta-ti.com.br ), prestando serviços para o site Terra ( www.terra.com.br ). Contatos para qualquer finalidade, podem ser feitos através de meu e-mail guilherme@cerneprojetos.com.br. Outra maneira de entrar em contato comigo é através do site linkedin. Meu perfil está disponível através do link abaixo: http://www.linkedin.com/in/guilhermessilva

  • Denis

    Olá,

    sabe como faço para dentro de um cronograma adicionar 10 horas de trabalho apenas para determinadas tarefas e o restante com 8 horas?

  • francisco

    Quero utilizar um mesmo calendário para os turnos da noite e do dia, porém os recusros da noite serão predecessores do recurso do dia em alguma tarefas, tens alguma dice nesse sentido

  • Mario Silva

    Como posso obter os feriados de 2010, 2011 e 2012 e importar no meu ms project 2007?

  • SILVIO JR

    Tenho a seguinte situação, para um projeto..

    1. Mobilização,Preparação,Instalação do Canteiro e Desmobilização.. Turno diurno, seg a sex,8,8h/dia .. 44 semanas – 22 dias por mes
    2.Execução Serviços — Turno Diurno,seg a sab, 10 h/dia, 60 h por semana- 26 dias por mes
    Como consigo ajustar o Project.. visto que ele considera 8h/dia- 5 dias por semana e 40 h por semana e 20 dias por mes..

  • Elias

    Olá,

    Sabe como faço para excluir alguns calendários que criei idividamente? Pois os mesmos estão criando confusão na hora de atribuir aos recursos e tarefas.

  • Antonio

    Como posso criar meus projetos somente com o total de horas dos projetos ?

  • Felipe Marques

    Para excluir o calendário criado indevidamente, basta seguir o seguinte caminho: menu Ferramentas > Organizador > Calendários, em seguida deve-se
    selecionar o calendário que deseja-se eliminar e em seguida clicar no botão Excluir.

  • Felipe Marques

    Antonio, não sei se compreendi ao certo a sua necessidade, mas se gostaria de visualizar o somatório de esforço (duração, custo …) das tarefas adicionadas no seu planejamento, você precisa identar as atividades a um pacote consolidador dessas entregas.