Um dos recursos mais poderosos do Project é o uso de calendários. Eles permitem uma enorme flexibilidade no uso da ferramenta, mas também causam uma grande confusão quando estão mal configurados ou não são entendidos.

Para um bom gerenciamento de projetos, precisamos sempre considerar que os recursos tem férias, feriados, compromissos em dias diferentes, e precisamos entender como fazer o planejamento considerando estas características.

No MS Project 2007, os calendários são dividos em 4 tipos: calendário-base, calendário do Projeto, calendário do recurso e calendário da tarefa. Vamos entender cada um deles:

Calendário-base: É o calendário que possui um nome e que pode ser atribuído a um recurso, tarefa ou projeto. Um calendário-base é o único tipo de calendário que pode ser movido entre diversos arquivos, ou ser salvo no seu global.mpt. Quando recém instalado, o Project 2007 conta com 3 calendários-base: “normal”, “turno da noite” e “24 horas”.  Nada impede, porém, que você crie seus próprios calendários-base e use de acordo com suas necessidades.

Como eu faço para criar e alterar calendários-base?

Vá no menu Ferramentas -> “Alterar período útil”.  No campo superior, à esquerda, você pode selecionar qualquer calendário-base para editar.  E também na parte superior, à direita, existe um botão para criar novos calendários.

Calendário do projeto 

Você pode selecionar um calendário-base como o calendário do projeto. Este calendário será utilizado como padrão para as novas tarefas e recursos que forem incluídos no projeto. Você pode selecionar apenas um calendário-base como sendo o calendário do projeto.

Como alterar o calendário do projeto?

A seleção do calendário do projeto está no menu Projeto -> “Informações sobre o Projeto”.  Entre os calendários-base, selecione o que será mais utilizado neste projeto.

Calendários dos Recursos

Cada recurso tem seu próprio calendário. É interessante notar que, cada vez que criamos um recurso, também criamos um novo calendário no projeto. Este novo calendário, porém, não estará disponível no “organizador”. Por isso, não poderemos copiá-lo, movê-lo ou excluí-lo.No entanto, este calendário de recurso é o local correto de registrarmos férias de um determinado recurso pois ele só terá efeito sobre o recurso que leva o seu nome.

Com isso, podemos informar ao Project que José entrou de férias, mas isso não implica na paralização de todo o projeto. As tarefas que dependem de José ficarão paradas neste período. 

Os calendários de recursos são baseados em calendário-base. Existem diversas formas de se alterar o calendário-base de um recurso, sendo a mais fácil inserir a coluna “Calendário” na planilha de recursos.Com isso, é bastante simples alterarmos o calendário em que aquele recurso é baseado.

Calendários das Tarefas

Assim como cada recurso tem seu calendário, cada tarefa também pode ter um calendário diferente do calendário do projeto. Mas uma tarefa não pode ter seu calendário editado, permitindo apenas o uso de calendários-base.  Já pensou a confusão de gerenciar 1000 calendários diferentes (é bastante rápido chegarmos a 1000 linhas em um projeto)? Para selecionar o calendário da tarefa, insira a coluna “Calendário” nas tabelas do gráfico de Gantt. 

Tá legal… acho que entendi. Mas como assim? E quando os calendários do recurso e de tarefa divergem?

O project entende que todo o trabalho deve ser feito quando ambos os calendários permitirem. Ou seja, se houver folga em qualquer um dos calendários – tanto da tarefa quanto do recurso – o trabalho não será executado naquele dia. E quando não existem tempos comuns entre os calendários, o software exibe um erro.

Por isso, existe uma opção extra – a da tarefa ignorar o calendário dos recursos. Com isso, cada tarefa pode seguir um ritmo imposto apenas pelo seu próprio calendário, sem a preocupação com feriados de um ou outro recurso.

Com o entendimento destes tópicos, o uso do Project pode ser facilitado em muito, além de munir os gerentes de projetos com armas muito mais eficientes no gerenciamento do tempo de projetos. Todos devemos “brincar” com os calendários, para testar e compreender profudamente as reações do software em tarefas de múltiplos recursos, calendários não-padrão, e outros comportamentos. Só assim podemos extrair o real valor das ferramentas que temos à disposição.

Guilherme Silva, PMP