Os dez mandamentos da Gestão de projetos – primeira parte

Através do site http://portalgestao.blogspot.com/2009/12/os-10-mandamentos-do-gerenciamento-de.html tomei conhecimento dos dez mandamentos escritos por James M. Kerr na Computerword. Tomei a liberdade de reinterpretá-los aqui, subvertendo os mandamentos conforme minha visão.

I  – Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas (”deliverables“) alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

Primeiro Mandamento Reescrito: Terás velocidade na entrega de valor.  Nada é pior que um projeto que não entrega valor aos stakeholders, em especial aos patrocinadores. Valor entregue antes é benefício. Custos adiados, são benefícios também. Se for preciso dividir o projeto em entregas menores e mais rápidas, é importantante fazê-lo, mesmo que isto signifique dividir em pequenos projetos.

II – Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem – se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

Segundo Mandamento Reescrito: Não tolerarás equipes ineficazes ou ineficientes. Ineficiente é não fazer bem feito e Ineficaz é não fazer o que precisa ser feito, dizia um texto que li. Concordo com a tese de que é muito mais complexo garantir que uma equipe seja eficiente e eficaz se ela for menor. Mas não é isto que conta em um projeto. Se uma equipe maior for mais eficiente ou mais eficaz, o seu tamanho não importará. Preferiremos sempre equipes menores – tanto porque são mais fáceis de gerenciar, quanto porque o risco de desperdício de recursos humanos é menor quando há escassez de pessoas, mas este está longe de ser o fator mais importante no dimensionamento de equipes.

III – Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

Terceiro mandamento reescrito: III – Saberás qual a dedicação exigir ao seu projeto – Nada pode ser mais improdutivo que quando um projeto sem prioridade ou sem relevância atravessa na frente de ações claramente estratégicas porque um gerente de projetos mal direcionado que acredita que seus projetos são mais importantes que quaisquer outros da organização.  É uma característica natural do gerente de projetos fazer com que suas tarefas sejam cumpridas dentro do prazo acordado – mas exigir dedicação (leia-se prioridade) todo o tempo e de todas as áreas é inviável. O gerente de projetos deve sim precaver-se de todas as formas para que as equipes cumpram com o planejado, mas a exigência de disponibilidade nem sempre será salutarmente atrelada à medida de necessidade. Como tudo na vida, há um equilíbrio. E é importante ter em mente que as empresas devem fazer as coisas mais importantes antes – e isto pode não ser o seu projeto.

IV – Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

Quarto mandamento reescrito: Manterá o controle do andamento e a comunicação clara. Comitês são soluções muito interessantes em grande parte dos projetos. Via-de-regra são reuniões periódicas, cujos integrantes se sentem prestigiados de participar e, por massegear seus egos,  raramente faltarão às reuniões.  Mas não é o fim em si formar comitês. Aliás, esta é uma característica que condena muitos gerentes de projetos à serem vistos como meros organizadores de reunião. O objetivo é manter uma comunicação forte e alinhada, além do foco no mínimo periódico no projeto por parte da diretoria. Se isto for conseguido por outros meios – com técnicas diversas que variam desde relatórios à reuniões privadas com os gestores, passando por telefonemas e perseguições de corredor, tudo bem. O que interessa é ser eficaz e eficiente no alinhamento estratégico, comunicação e monitoramento dos avanços.

V – Não consumirás tua equipe. O ‘burnout’, ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe – não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito “sempre os mesmos” – pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

Quinto mandamento reescrito: V – Não exaurirá teus recursos. A equipe é o recurso mais precioso do projeto. Esgotá-la física e mentalmente pode não ser apenas pouco produtivo, mas também pode colocar vidas em risco. Mas isto também é verdade em muitas outras situações – desde equipamentos sem manutenção até exigência descabida sobre fornecedores. De maneira geral, também aqui deve permanecer o equilíbrio.

Na próxima semana, comentarei sobre a minha visão dos próximos dez mandamentos. Até lá!

Guilherme Silva, PMP

Provocações econômicas

Eu gosto de provocações. Fui provocado pelo Julio em meu post http://www.gerenciamentoeconomico.com.br/economia/o-mercado-de-trabalho-da-engenharia/ e acredito que deva responder de forma mais genérica e ampla que apenas um comentário naquele post. Também pretendo ampliar um pouco a discussão, trazendo outros temas e explicando de forma um pouco mais profunda os conceitos lá trazidos. O Julio escreveu (sic):

Certo.Mas qual a situaçao dos trabalhadores da India e da China por exemplo ? Ganham bem? Sempre ouvi dizer que os trabalhadores dos Eua e Europa ganham 5 a 10 vezes mais do que os nosssos para desempenharem a mesma funçao .No
Primeiro Mundo as relaçoes trabalhistas sao mais
flexiveis pq a economia é mais dinamica e nao o contrario

Capitalismo é mesmo correr riscos e nao exigir garantias .Mas o fato é que quando uma grande empresa quebra , ela vai correndo pedir ajuda ao
Estado ( todos nós , ligados ou nao a ela ) .Outro fato é que as grandes empresas tb possuem seus sindicatos , associaçoes , federaçoes , etc.

Ao pensar na diferença de remuneração entre países – principalmente em se tratando de países tão diferentes, seria completamente errôneo supor que toda a variação decorre da flexibilização ou rigidez da legislação trabalhista. Pode ser um fator a mais a contribuir ou impedir a valorização profissional, mas nunca será o mais importante.

Nos países comparados, por exemplo, há uma grande diferença entre a produtividade de um trabalhador americano e um chinês. Em uma pesquisa rápida na internet é visto que em 2006, a produtividade média de um trabalhador americano era de US$ 63,8 mil, enquanto a de um trabalhador chinês girava em torno de US$ 12,5 mil.

É preciso sempre lembrar que nenhum trabalhador ganhará mais do que consegue produzir, e isto é tratado naquele artigo original com a frase “a) Não agregar valor à empresa; Pelo menos não agrega o valor que você pensa agregar.”. Infelizmente o trabalhador não tem como escolher o valor que ele pode agregar à empresa, já que esta noção é dependente também do próprio valor da empresa! Vou tentar esclarecer melhor: Suponha um profissional de consultoria, que consegue elevar fantasticamente os índices de produtividade de empresas.

Este super-consultor consegue sempre elevar em 10% o lucro de qualquer empresa (fantástico, certo? mas é só um exemplo). Agora imaginem o efeito deste consultor em uma grande empresa: 10% no lucro de uma empresa grande pode ser muito dinheiro. 10% no lucro de uma empresa pequena não será nada… Ou seja, se o nosso super-homem mora em país rico, com grandes empresas, é bem provável que ele consiga ter uma grande remuneração. Se ele for de um país pobre, onde qualquer empresa é pequena e desestruturada (imagino o Haiti, mesmo antes da tragédia, por exemplo), ele estará condenado a nunca conseguir grande remuneração. E isso independe da sua própria capacidade de apresentar resultados, apenas do ambiente disponível para que ele trabalhe.

Portanto, discutir diferenças entre legislações trabalhistas usando a diferença de remuneração entre Estados Unidos e China ou Brasil como argumento é um grande erro.

Outro assunto trazido nos comentários é a questão da presença do estado na economia – com uma asserção de que os empresários usam o socorro do Estado no caso de crises. Esta é uma questão muito mais séria que o exposto, pois está diretamente ligada às consequências de uma má administração de uma empresa. Quando uma empresa grande encontra-se em estado de recuperação, este realmente deve ser o objetivo de todos os envolvidos – de empresários à família dos empregados, incluindo também os sindicatos envolvidos. É devastador o efeito de muitos empregos perdidos simultaneamente, principalmente se contabilizamos todos que trabalham também indiretamente para aquela cadeia produtiva.

Não vejo problemas maiores se o Estado puder contribuir para a manutenção das operações da grande empresa, incluindo com a injeção de capital se isto fizer sentido, o que jamais excluirá a responsabilização dos sócios e diretores da empresa. Com uma legislação bem pensada, é possível criar mecanismos que permitam a continuidade da operação das empresas, ao mesmo tempo que responsabiliza os empresários e diretores pelos fatos ocorridos, através, por exemplo, de uma possível perda dos direitos sobre a empresa, até o completo ressarcimento ao erário público. O uso de tal mecanismo seria sempre a última opção para qualquer empresário.

Quanto à existência de sindicatos, federações, etc. existem diversas formas de ler a situação. A primeira é que também o sindicato patronal é obrigatório no Brasil, com contribuições compulsórias variáveis de acordo com o capital social da empresa. E que sim, há algumas vantagens para as empresas sindicalizadas.

Há, ainda, um sério problema de incentivos – se você tivesse garantida a sua existência por meio de uma lei, você faria algo efetivo para as empresas? Talvez sim, mas os incentivos não são corretos. Há casos e casos. Há os casos de redes de colaboração, por exemplo, em que diversas empresas se fundem e criam uma grande, com benefícios de escala. Um sindicato competente pode sim ajudar em casos similares, ou ainda em termos de representatividade junto aos políticos.

Fiz a comparação de um sindicato com um cartel – quando é criado, pode trazer grandes vantagens individualmente para as empresa, mas também trará um efeito à sociedade, que não necessariamente será beneficiada. E um cartel geralmente só é mantido se houver força suficiente para que todos os membros cumpram as suas determinações – se não, a empresa que vende abaixo do preço estipulado tende a ter muito mais clientes. Há semelhanças e diferenças.

Outra semelhança desta comparação é o caso do diploma de jornalismo. Se quiserem saber mais, sugiro fortemente a série de artigos publicados pelo Sílvio Meira em seu blog sobre este assunto: http://smeira.blog.terra.com.br/2009/08/17/profisses-regulamentao-flanelinha-capoeirista/ , http://smeira.blog.terra.com.br/2009/11/13/jornalismo-diploma-articula-volta-triunfal/

Toda a generalização é burra, existem sempre argumentos inteligentes para ambos os lados em qualquer discussão de temas tão complexos. O objetivo do texto original era fazer com que as pessoas reflitam na real causa de sua própria remuneração, se é causada pelo próprio comportamente e desempenho ou se a culpa é dos outros, da conjuntura, do sistema, do sindicato, das empresas.